Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych Użytkowników serwisu profilowka.pl (dalej: Serwis) jest Marta Topolewska, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, ul. Spokojna 11/11, 81-549 Gdynia, NIP: 5862413659, REGON: 540693500 (dalej: Administrator). Administrator to ten sam podmiot, który w Regulaminie nazywany jest Operatorem.

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail prywatnosc@profilowka.pl oraz korespondencyjnie na adres siedziby.

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem RODO oraz przepisami krajowymi. Serwis świadczy dwie usługi: zdjęcia profilowe AI (Usługa Portretowa) i zdjęcia do dowodu lub paszportu (Usługa Dokumentowa) — tam, gdzie zasady się różnią, polityka mówi o tym wprost.

W związku z korzystaniem z Serwisu przetwarzamy:

• dane konta i kontaktu — adres e-mail, a przy logowaniu przez Google podstawowe dane profilu udostępnione przez dostawcę;
• dane rozliczeniowe — dane do faktury (imię i nazwisko lub dane firmy, adres, NIP) oraz informacja o zrealizowanej płatności;
• wizerunek w Usłudze Portretowej — wgrane selfie (zdjęcia treningowe) oraz wygenerowane zdjęcia profilowe. Wizerunek stanowi dane osobowe, a przetwarzanie go w tej formie wymaga wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą;
• wizerunek w Usłudze Dokumentowej — jedna fotografia źródłowa przekazana przez Użytkownika (własna albo dziecka, dla którego jest rodzicem lub opiekunem prawnym), pliki wynikowe oraz — przy reklamacji — dokument z urzędu potwierdzający odmowę przyjęcia zdjęcia. Zapisujemy też przedział wieku osoby ze zdjęcia, bo od niego zależą wymogi urzędowe; nie prosimy o imię ani datę urodzenia dziecka;
• dane techniczne — adres IP, typ przeglądarki, informacje o sesji i — za zgodą — dane statystyczne z narzędzi analitycznych.

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii innych niż wizerunek w Usłudze Portretowej i nie wymagamy podawania danych niepotrzebnych do realizacji usługi.

Podanie adresu e-mail i przekazanie fotografii jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy — bez nich nie wykonamy usługi. Dane do faktury podajesz tylko wtedy, gdy chcesz ją otrzymać.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• realizacja umowy — założenie konta, przyjęcie zamówienia, wygenerowanie zdjęć profilowych albo przygotowanie zdjęcia do dokumentu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• przetwarzanie wizerunku w Usłudze Portretowej (selfie i zdjęcia wynikowe) — na podstawie wyraźnej zgody Użytkownika — art. 9 ust. 2 lit. a w zw. z art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można wycofać w każdej chwili bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem;
• przetwarzanie wizerunku dziecka w Usłudze Dokumentowej — na podstawie zgody rodzica lub opiekuna prawnego — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (patrz „Fotografie dzieci”);
• przechowywanie plików Usługi Dokumentowej po wykonaniu usługi — w celu realizacji zwrotu przy odrzuceniu zdjęcia przez urząd oraz ustalenia i obrony roszczeń — prawnie uzasadniony interes Administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przez okres wskazany w „Okresach przechowywania”;
• obowiązki podatkowe i księgowe — wystawianie i przechowywanie faktur — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• obsługa reklamacji i dochodzenie roszczeń — prawnie uzasadniony interes Administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• statystyka i poprawa Serwisu — wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze cookies — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W ramach Usługi Dokumentowej przetwarzamy przekazaną fotografię wyłącznie w celu wykonania usługi: weryfikacja techniczna, podmiana tła na jednolite, kadrowanie do 35 × 45 mm, globalna korekta barwna całego kadru i wygenerowanie plików wynikowych. Nie modyfikujemy wizerunku i nie tworzymy jego syntetycznych wersji — piksele twarzy w pliku wynikowym pochodzą z fotografii źródłowej.

Odróżnienie od Usługi Portretowej. Fotografie przekazane w ramach Usługi Dokumentowej nie są wykorzystywane do trenowania, dostrajania ani ewaluacji modeli sztucznej inteligencji, nie służą do generowania portretów AI i nie są łączone z danymi Usługi Portretowej.

Dane biometryczne. Fotografia twarzy nie jest przetwarzana za pomocą specjalnych metod technicznych umożliwiających jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej i nie stanowi danych biometrycznych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Automatyczna weryfikacja techniczna (detekcja pozycji głowy, ostrości, oświetlenia) służy wyłącznie ocenie zgodności fotografii z wymogami urzędowymi. Administrator nie dokonuje porównywania wizerunków ani weryfikacji tożsamości na podstawie fotografii.

Dlaczego inaczej niż w Usłudze Portretowej. W Usłudze Portretowej traktujemy wizerunek surowiej i zbieramy wyraźną zgodę, bo na selfie trenowany jest model odwzorowujący cechy twarzy. W Usłudze Dokumentowej model liczy wyłącznie maskę oddzielającą sylwetkę od tła i nie analizuje cech twarzy — dlatego podstawą jest wykonanie umowy (a dla dziecka zgoda opiekuna), nie zgoda na dane szczególnej kategorii.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji. Automatyczna weryfikacja techniczna nie jest zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji w rozumieniu art. 22 RODO: jej wynikiem jest wyłącznie informacja, czy zdjęcie spełnia wymogi techniczne, a wybór ujęcia i decyzja o zakupie należą do Użytkownika. Wynik można zakwestionować, pisząc na prywatnosc@profilowka.pl — zgłoszenie ocenia człowiek. Nie stosujemy profilowania.

Darmowe sprawdzenie zdjęcia na stronie Sprawdź zdjęcie do dowodu działa w całości w przeglądarce Użytkownika — zdjęcie, pomiary twarzy i wynik nie są przesyłane na serwer Administratora ani nikomu innemu. Do statystyki — wyłącznie po zgodzie na analitykę — trafia jedynie anonimowa informacja, że narzędzie zostało uruchomione.

Jeżeli fotografia w Usłudze Dokumentowej przedstawia osobę poniżej 18. roku życia, warunkiem wykonania usługi jest złożenie przez rodzica lub opiekuna prawnego oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie wizerunku dziecka w zakresie określonym w oświadczeniu (aktualna wersja: zgoda-opiekuna-v1.2, treść: Zgoda opiekuna). Serwis zapisuje przy zamówieniu identyfikator wersji oświadczenia i chwilę jego złożenia; bez zapisanej zgody przetwarzanie zdjęcia dziecka się nie uruchamia.

Zgoda może być cofnięta w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania — wiadomością na adres prywatnosc@profilowka.pl albo przyciskiem „Usuń moje zdjęcia teraz” w panelu zamówienia, który usuwa wszystkie pliki od razu.

Dane przechowujemy tylko tak długo, jak to konieczne. Stosujemy następujące okresy retencji:

Usługa Portretowa

• Selfie treningowe — 30 dni. Wgrane zdjęcia służące do wytrenowania modelu usuwamy automatycznie w ciągu 30 dni od ich wgrania. Usunięcie obejmuje zarówno pliki, jak i powiązane wpisy w bazie danych i jest realizowane przez codzienny automatyczny proces czyszczenia. Po tym czasie nie jest możliwe ponowne wygenerowanie zdjęć bez ponownego wgrania selfie.
• Zdjęcia wynikowe — 12 miesięcy. Wygenerowane zdjęcia profilowe są dostępne do pobrania przez 12 miesięcy od ich wygenerowania, a następnie automatycznie i trwale usuwane (pliki wraz z wpisami w bazie danych).

Usługa Dokumentowa

• Fotografia źródłowa — 90 dni od udostępnienia plików wynikowych. Okres ten umożliwia zwrot za odrzucenie zdjęcia przez urząd (wymaga ponownej analizy pliku), a potem fotografię trwale usuwamy.
• Pliki wynikowe — 30 dni od udostępnienia. Tydzień przed usunięciem wysyłamy przypomnienie e-mailem.
• Zamówienie nieopłacone — 48 godzin od przygotowania podglądu, a jeśli do podglądu nie doszło (np. wgrane zdjęcie bez uruchomienia przetwarzania) — od ostatniej aktywności w zamówieniu; po tym czasie usuwamy zamówienie wraz ze wszystkimi plikami.
• Kopia u dostawcy segmentacji tła — 1 dzień (cykl życia pliku przekazanego do wyliczenia maski).
• Dokument z urzędu dołączony do reklamacji — do zakończenia postępowania reklamacyjnego i upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń; wcześniej na żądanie.

Użytkownik może w każdej chwili zażądać wcześniejszego usunięcia plików Usługi Dokumentowej przyciskiem „Usuń moje zdjęcia teraz” w panelu zamówienia — żądanie takie kończy możliwość skorzystania ze zwrotu wymagającego ponownej analizy pliku. Sam wpis zamówienia (data, kwota, forma płatności) zostaje jako dane rozliczeniowe.

Pozostałe dane

• Dane analityczne i atrybucja — do 25 miesięcy. Zagregowane statystyki Plausible oraz przypisane do zamówienia, znormalizowane źródło kampanii przechowujemy do 25 miesięcy. Ciasteczko zapisujące pierwsze i ostatnie źródło wejścia wygasa po 30 dniach.
• Dane konta — przez okres posiadania konta; po jego usunięciu — do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane rozliczeniowe i faktury — przez okres wymagany przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).

Selfie, zdjęcia wynikowe, fotografie źródłowe i pliki wynikowe przechowywane są w prywatnych zasobach niedostępnych publicznie. Użytkownik może w każdej chwili zażądać wcześniejszego usunięcia zdjęć — wystarczy wiadomość na adres prywatnosc@profilowka.pl.

Aby świadczyć usługę, korzystamy ze starannie dobranych dostawców (podmiotów przetwarzających), z którymi zawarto lub zostaną zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych. Poniżej wskazujemy konkretnych podprocesorów wraz z zakresem i miejscem przetwarzania:

• fal.ai(Features & Labels, Inc., Stany Zjednoczone) — w Usłudze Portretowej: infrastruktura do trenowania modeli i generowania zdjęć (przetwarza wgrane selfie i zdjęcia wynikowe); w Usłudze Dokumentowej: model segmentacji tła, któremu przekazujemy fotografię źródłową wyłącznie w celu wyliczenia maski oddzielającej sylwetkę od tła — nie w celu odtworzenia ani wygenerowania wizerunku; plik jest oznaczony cyklem życia 1 dnia. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Selfie przekazujemy fal.ai wyłącznie na czas wytrenowania modelu.
• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia) — operator płatności BLIK i kartą. Stripe samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych płatniczych jako odrębny administrator. Administrator nie otrzymuje i nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych. Stripe nie otrzymuje zdjęć.
• Supabase (Supabase, Inc.) — baza danych, uwierzytelnianie kont oraz przechowywanie plików (selfie, zdjęcia wynikowe, fotografie źródłowe i pliki wynikowe Usługi Dokumentowej). Dane projektu utrzymywane są w regionie na terenie Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy).
• Resend (Resend, Inc., Stany Zjednoczone) — dostawca poczty transakcyjnej; przetwarza adres e-mail w celu wysyłki powiadomień o statusie zamówienia. Wiadomości nie zawierają zdjęć ani linków do nich. Przekazanie danych poza EOG odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych.
• Vercel (Vercel, Inc., Stany Zjednoczone) — hosting aplikacji i sieć dostarczania treści. Przetwarza dane techniczne żądań (m.in. adres IP) i obsługuje żądania bez trwałego przechowywania zdjęć. Przekazanie danych poza EOG odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych.
• Plausible Analytics CE — własna instancja Administratora pod adresem analytics.szmidtke.pl, używana po zgodzie do zagregowanej statystyki ruchu. Do Plausible wysyłamy znormalizowaną ścieżkę strony, źródło/referrer, parametry kampanii oraz ogólne dane urządzenia i przeglądarki; nie wysyłamy e-maila, identyfikatora konta lub zamówienia, treści formularzy ani danych dotyczących zdjęć.

Bazę danych oraz pliki przechowujemy na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Część usług pomocniczych (generowanie zdjęć i maska tła, hosting aplikacji, poczta transakcyjna) świadczą dostawcy spoza EOG — w takich przypadkach przekazanie danych odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych. Lista podprocesorów jest aktualizowana w miarę rozwoju usługi.

W związku z przetwarzaniem danych Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody, w tym wizerunku i wizerunku dziecka;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres prywatnosc@profilowka.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

Serwis korzysta z plików cookie i podobnych technologii. Stosujemy:

• cookies niezbędne — konieczne do działania Serwisu (m.in. obsługa sesji logowania); nie wymagają zgody;
• analityka po zgodzie — Plausible w naszej własnej instancji działa bez identyfikującego ciasteczka, a Serwis zapisuje ciasteczko decyzji oraz, po akceptacji, znormalizowane pierwsze i ostatnie źródło wejścia na maksymalnie 30 dni. Pomiar nie zawiera identyfikatora osoby.

Zgodę analityczną można zaakceptować lub odrzucić w banerze przy pierwszej wizycie, a później zmienić przyciskiem „Ustawienia prywatności” w stopce. Odrzucenie lub wycofanie zgody zatrzymuje pomiar i usuwa ciasteczko atrybucji; nie wpływa na podstawowe funkcje Serwisu ani zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem prywatnosc@profilowka.pl. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych — skala przetwarzania nie wymaga tego prawem, a sprawy danych obsługuje bezpośrednio Administrator.

Zasady świadczenia usług opisuje Regulamin, a zgodę na przetwarzanie wizerunku dziecka — Zgoda opiekuna.

Polityka może być aktualizowana — np. w związku ze zmianą przepisów lub zakresu usługi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie, a o istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników posiadających konto. Niniejsze brzmienie obowiązuje od 10.09.2026 (dodanie Usługi Dokumentowej); poprzednie z 01.08.2026 dotyczyło wyłącznie Usługi Portretowej.